6 Softwarelösungen, mit denen Finanzteams Rechnungen zügiger und präziser bearbeiten

Die Bearbeitung von Rechnungen gehört zu den Tätigkeiten, die in vielen Finanzabteilungen einen unverhältnismäßig großen Teil der Arbeitszeit beanspruchen. Eingangsrechnungen prüfen, händisch erfassen, zur Freigabe schicken, begleichen und ablegen: An jeder dieser Stationen können Verzögerungen, Fehler und Systembrüche entstehen. Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht verändern sich zudem nicht nur die verwendeten Formate, sondern die gesamten Abläufe grundlegend.

Wer die eigene Rechnungsbearbeitung jetzt neu aufstellt, profitiert dabei nicht nur von der gesetzlichen Konformität. Es entstehen die Grundlagen für zügigere Zahlungsläufe, weniger händische Eingriffe und eine Finanzabteilung, der mehr Zeit für strategische Themen bleibt. Die folgenden sechs Softwarelösungen bilden zusammen das Grundgerüst eines zeitgemäßen und leistungsfähigen Rechnungsprozesses.

1. Sage: Software für Buchhaltung und elektronische Rechnungsstellung

Am Anfang jedes zeitgemäßen Rechnungsprozesses steht Sage. Die Software beherrscht die in Deutschland gesetzlich vorgeschriebenen Formate ZUGFeRD und XRechnung, kann E-Rechnungen sowohl empfangen als auch erstellen, verbucht eintreffende Belege automatisiert und sorgt für eine GoBD-konforme Archivierung sämtlicher Dokumente.

Für Betriebe, die bislang auf handschriftliche Rechnungserfassung oder PDF-basierte Abläufe setzen, bringt der Umstieg auf Sage eine grundlegende Veränderung des Prozesses mit sich: weniger manuelle Eingabe, weniger Fehlerquellen, kürzere Bearbeitungszeiten sowie durchgängige gesetzliche Konformität von Beginn an. Da die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ab 2025 stufenweise in Kraft tritt, bietet sich der Umstieg jetzt an.

Warum das relevant ist: Sage gewährleistet, dass ein- und ausgehende Rechnungen rechtssicher verarbeitet werden, ohne dass zusätzliche manuelle Nachbearbeitung notwendig wird.

2. Monday.com: Plattform zur Projektsteuerung und Prozesskoordination

Die Rechnungsbearbeitung findet nicht isoliert innerhalb der Buchhaltung statt. Sie betrifft ebenso den Einkauf, Projektverantwortliche, die Geschäftsleitung und externe Lieferanten. Laufen Abstimmungen und Eskalationen über einzelne E-Mails, gehen häufig Informationen verloren, wodurch sich Verzögerungen durch den gesamten Prozess ziehen.

Monday.com ist eine Plattform für Projektsteuerung, mit der Finanzteams komplexe Rechnungsabläufe visuell abbilden, Zuständigkeiten eindeutig verteilen und den Bearbeitungsstand offener Vorgänge fortlaufend im Blick behalten können. Als übergeordnete Koordinationsebene über den einzelnen Fachsystemen stellt Monday.com sicher, dass keine Information verloren geht und alle Beteiligten auf dem gleichen Stand bleiben.

Warum das relevant ist: Eine klar definierte Prozessstruktur und koordinierte Aufgabenverteilung bilden die Grundlage dafür, dass spezialisierte Systeme ihr volles Potenzial entfalten, ohne dass Informationen zwischen ihnen verloren gehen.

3. DocuWare: System für Dokumentenmanagement und rechtssichere Archivierung

E-Rechnungen müssen im ursprünglichen Format unveränderbar aufbewahrt werden und zu jedem Zeitpunkt abrufbar sein. DocuWare ist ein Dokumentenmanagementsystem, das gezielt für die GoBD-konforme Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen entwickelt wurde. Es sorgt dafür, dass alle ein- und ausgehenden Rechnungen unveränderbar gespeichert, geordnet abgelegt und bei Bedarf binnen Sekunden auffindbar sind.

Unternehmen, die im Rahmen einer Betriebsprüfung sämtliche Belege vollständig vorlegen müssen, erhalten mit DocuWare die Sicherheit, dass keine Unterlagen verloren gehen und alle Vorgaben der Finanzbehörden erfüllt werden.

Warum das relevant ist: Die rechtssichere Archivierung ist gesetzlich vorgeschrieben. Ein zertifiziertes Dokumentenmanagementsystem schützt das Unternehmen bei einer Betriebsprüfung und sichert die dauerhafte Verfügbarkeit aller relevanten Belege.

4. Pleo: Plattform für Geschäftsausgaben und Belegverwaltung

Zusätzlich zu klassischen Lieferantenrechnungen fallen in jedem Unternehmen fortlaufend kleinere geschäftliche Ausgaben an: Reisekosten, Abonnements für Software, Bewirtungsbelege. Häufig werden diese erst mit mehrwöchiger Verzögerung als Spesenabrechnung eingereicht, was die Buchführung verzerrt und die Planung komplizierter macht.

Pleo gibt Mitarbeitenden Firmenkarten an die Hand, erfasst den zugehörigen Beleg unmittelbar am Ort der Ausgabe und ordnet die Transaktion sofort einer Kategorie zu. Sämtliche Ausgaben werden in Echtzeit sichtbar und fließen direkt in die Buchhaltungssoftware ein, wodurch manuelle Spesenberichte oder monatliche Abrechnungen entfallen.

Warum das relevant ist: Die Erfassung aller Geschäftsausgaben in Echtzeit schließt die Lücken, die durch verspätete Spesenabrechnungen entstehen, und liefert ein vollständiges, ständig aktuelles Bild der Unternehmenskosten.

5. Personio: Plattform für Personalverwaltung und Mitarbeiterdaten

Die Schnittstelle zwischen Personalwesen und Rechnungsbearbeitung zeigt sich vor allem bei der Abrechnung von Reisekosten: Wer reist, aus welchem Anlass, und welche Kosten sind erstattungsfähig? Liegen HR-Daten und Ausgabenmanagement in getrennten Systemen, entstehen manuelle Übertragungen, die Zeit binden und Fehler begünstigen.

Personio ist eine Plattform für Personalverwaltung, die Mitarbeiterdaten, Freigabestrukturen und die Verwaltung von Abwesenheiten in einem System bündelt und sich an Ausgaben- und Buchhaltungssoftware anbinden lässt. Fließen Genehmigungsberechtigungen und Kostenstellen direkt aus dem HR-System in den Rechnungsprozess ein, werden Freigabeabläufe genauer und Fehler bei der Kostenzuordnung treten seltener auf.

Warum das relevant ist: HR-Daten, die reibungslos in den Rechnungsprozess einfließen, verringern Rückfragen, verkürzen Genehmigungswege und verbessern die Kostenzuordnung in der Buchhaltung.

6. Candis: Plattform zur automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen

Candis ist eine Plattform für die digitale Bearbeitung von Eingangsrechnungen, konzipiert speziell für kleine und mittelständische Unternehmen. Sie nimmt Belege per E-Mail, Scan oder Upload entgegen, liest automatisiert alle relevanten Daten aus und schickt die Rechnung durch einen festgelegten Freigabe-Workflow, bevor sie automatisch an das Buchhaltungssystem übergeben wird.

Bei Unternehmen, die monatlich Dutzende oder Hunderte von Lieferantenrechnungen bearbeiten, verringert Candis den manuellen Aufwand erheblich. Statt jede Rechnung einzeln zu erfassen und intern per E-Mail weiterzureichen, läuft der gesamte Ablauf automatisiert, mit einem vollständigen Nachweis über jede Freigabeentscheidung.

Warum das relevant ist: Die automatisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen senkt den Zeitaufwand pro Rechnung deutlich und verringert das Risiko von Fehlern bei der manuellen Dateneingabe.

Häufig gestellte Fragen

Welche konkreten Änderungen bringt die E-Rechnungspflicht für die Rechnungsbearbeitung mit sich? Ab 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen in strukturierten Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung entgegenzunehmen. PDF-Rechnungen werden künftig als "sonstige Rechnungen" eingestuft und gelten nicht mehr als E-Rechnungen. Die Bearbeitung verlagert sich damit von der manuellen Erfassung zur automatisierten Verarbeitung strukturierter Datensätze, was sowohl die Buchhaltungssoftware als auch die Archivsysteme betrifft.

Wie viel Zeit nimmt die Einführung eines automatisierten Rechnungsprozesses in Anspruch? Bei kleinen und mittelständischen Unternehmen liegt die Umsetzungsdauer üblicherweise zwischen vier und acht Wochen, je nach Komplexität der vorhandenen Systeme und der Zahl benötigter Schnittstellen. Der größte Aufwand entsteht in der Regel durch die Anpassung interner Freigabeprozesse und die Einarbeitung der Mitarbeitenden, nicht durch die technische Installation der Software.

Ist eine Schulung aller Mitarbeitenden für die neuen Systeme erforderlich? Nicht zwingend, allerdings sollten diejenigen, die regelmäßig Rechnungen einreichen, freigeben oder verbuchen, mit den neuen Abläufen und Werkzeugen vertraut sein. Durchdacht gestaltete Plattformen wie Pleo oder Candis lassen sich meist ohne lange Einarbeitungszeit nutzen. Eine kurze Einweisung und eine klare interne Kommunikation über die veränderten Abläufe sind trotzdem sinnvoll, um Widerstände zu vermeiden und die Akzeptanz zu fördern.

Welche Auswirkungen hat eine automatisierte Rechnungsbearbeitung auf die Beziehung zu Lieferanten? Sie wirkt sich positiv aus. Lieferanten, die zuverlässig und fristgerecht bezahlt werden, gewähren häufig bessere Konditionen und behandeln die Zusammenarbeit vorrangig. Eine automatisierte Bearbeitung verkürzt die Zeitspanne vom Rechnungseingang bis zur Zahlung merklich, was sich sowohl positiv auf die eigene Liquiditätsplanung als auch auf das Verhältnis zum Lieferanten auswirkt.

Was geschieht, wenn ein Lieferant noch keine E-Rechnungen stellen kann? Bis zum Ablauf der Übergangsfrist können Unternehmen weiterhin Rechnungen in abweichenden Formaten akzeptieren, sofern der Empfänger einverstanden ist. Langfristig empfiehlt es sich jedoch, Lieferanten aktiv beim Umstieg auf E-Rechnungen zu unterstützen, da dies den eigenen Bearbeitungsaufwand senkt und erst die vollständig automatisierte Verarbeitung ermöglicht.